Jede Veranstaltung bedarf selbstverständlich einer individuellen Vorbereitung. Als Hilfestellung haben wir eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten zusammen gestellt, welche Sie bei der Planung einer Tagung oder anderen Veranstaltung berücksichtigen sollten. Vor der Veranstaltung

o Datum der Veranstaltung festlegen
o Einladungen versenden
o Die Räumlichkeiten aussuchen
o Zimmer reservieren
o Temperatur der Räume (Klimaanlage, Heizung, Belüftungsmöglichkeiten)
o Genaue Personenanzahl abklären
o Dekoration der Räumlichkeiten bestimmen
o Sitzordnung und Tischstellung klären
o Sind die Räumlichkeiten und Zufahrtswege behindertengerecht?
o Ab wann sind die Räumlichkeiten verfügbar?
o Steht ausreichend Personal für die Vorbereitungsarbeiten zur Verfügung?
o Sämtliche technischen Geräte vor Ort?
o Hinweistafeln bzw. Beschilderung planen
o Sind Parkplätze notwendig?
o An- und Abreise der Gäste organisieren (Taxi, Bus, usw.)
o Fotograf bestellen
o Moderator
o Musik auswählen (life, DJ, CDs…)
o Feuerwerk
o Limousinenservice

Verpflegung

o Aperitif (eventuell Dachterrasse, Getränke, Canapés)
o Grund- oder Festgedeck
o Kaffeepausen (Uhrzeit, Raum)
o Menüfolge bzw. Büffet
o Vegetarische Speisen
o Weinauswahl
o Kaffee
o Torte
o Digestif
o Rauchwaren
o Menükarten
o Tischdekoration
o Mitternachtsjause

Sonstiges

o Begrüßung (Empfangstisch, Mikrofon, Anwesenheitsliste)
o Pausen für Ansprachen, Reden usw. mit Küche abklären
o Zahlungsart und –bedingungen besprechen
o Abbau des Equipments planen